17. 가변 크기 데이터의 처리

비즈니스 전략이란, 다시 말해 비즈니스 전략과 다른 모든 비즈니스 계획을 구별하는 한마디는 경쟁우위다. 경쟁자가 없다면, 전략도 필요가 없을 것이다. 전략 계획의 유일한 목적은 기업이 경쟁자들에 비해 최대한 효과적으로 지속 가능한 우위를 유지하게 하는 데 있기 떄문이다. -겐이치 오마에 (경제학자)-

 

균형성과표와 대시보드를 만들 때 유용하게 사용할 수 있는 하나의 기법은 변화하는 데이터의 크기와 위치를 처리할 수 있는 능력이다. 이것은 새 데이터를 불러오는 시점에 데이터 원천의 크기가 변화할 때 유용하며, 차트를 만들 때에도 유용하다. 예를 들어 당신이 사용자에게 한 차트에서 네 개의 서로 다른 원천 데이터 중에서 선택하도록 할 때가 그러하다. 또 한 차트를 가지고 시작 일자 또는 기간을 바꿔 사용하는 경우도 있다. 크기와 형태가 바뀌는 데이터를 처리하는 능력은 크기와 형태가 바뀌는 원천 데이터의 처리에 도움이 된다. 당신의 대시보드가 수작업으로 입력되는 데이터로 돌아가든 데이터베이스와 동적 연결로 돌아가든 이 기법이 유용하다는 사실을 알게 될 것이다. 이 장은 먼저 범위 이름의 사용 방법에 대한 설명부터 시작한다. 범위 이름은 중급에서 고급까지의 모든 사용자들이 익숙해져야 하는 대단히 유용한 엑셀 기능 중 하나다. 그리고 이것이 변화하는 데이터의 길이와 형태의 문제를 해결하는 토대가 된다.

 

사용 용이성과 기능성을 위한 범위 이름

범위 이름은 B5:G26과 같이 범위를 표기하여 참조하는 방법 대신 사용하는 영어(또는 한글-역주)로 된 이름을 말한다. 범위 이름은 수식이나 차트의 데이터 계열에서 셀 참조처럼 사용될 수 있으며 셀 참조보다 이해하기가 훨씬 쉽다. 예를 들면, 어떤 수식 안의 참조로서 '매출'이라는 단어를 사용하는 것이 '$B$5:$I$20'을 사용하는 것보다 이해하기 쉬울 것이다. 또한 범위 이름은 워크시트 안에서 찾기도 쉽다. 메뉴에서 편집, 이동을 선택하거나 'Ctrl+G' 또는 F5 키를 누르면 나타나는 이동 대화 상자에서 이름을 선택하면 그곳으로 갈 수 있다. 엑셀은 그 범위 이름으로 이동하여 그것을 선택해준다. 당신이 범위 이름을 참조하여 행 또는 열을 삽입 또는 삭제하면 일반 셀 참조처럼 그 범위 이름도 확대되거나 축소된다. 범위 이름은 '매출'이 그런 것처럼 무엇을 참조하는지를 표현해야 한다. 이렇게 하면 오랜만에 그 워크시트에 돌아왔을 때도 얼른 알아볼 수 있으며, 다른 사람들이 당신의 워크시트를 이해하기도 쉽고, 문제 진단도 보다 쉬워진다. 또 당신이 곧 이해하게 되겠지만 유력한 수식에 이름을 부여하는 데도 사용할 수 있다.

 

범위 이름 만들기

수작업으로 범위 이름을 만들려면 다음과 같이 한다.

1. 이름을 부여하려고 하는 셀 또는 셀 범위를 선택한다. 인접하지 않은 셀들 또는 범위들도 Ctrl 키를 눌러 선택할 수 있다.

2. 이름 상자 안에 범위 이름을 입력한다. 이름 상자는 수식 입력 상자 왼쪽에 있으며 보통 때는 현재 활성화된 셀을 가리킨다.

3. 엔터 키를 누른다.

이름 상자에 범위 이름을 입력하는 대신, 셀 또는 셀 범위를 선택하고 삽입> 이름> 정의를 선택하고 통합 문서에 있는 이름 상자에 이름을 입력한다. 추가를 클릭하고 이름을 추가한다. 이 이름 정의 대화 상자는 이름과 그 참조를 보고 편집할 때도 사용할 수 있다. 

TIP 엑셀 2007에서는 한 셀을 오른쪽 클릭하고 '범위 이름 지정'을 선택한다. '새 이름' 상자에 범위 이름을 입력한다. 그리고 '범위'를 선택한다. '참조 대상' 상자에 수식을 입력하고, 확인을 클릭한다(엑셀 2010에서는 한 셀을 오른쪽 클릭하고 '이름 정의'를 선택하며, 나머지는 동일하다). 

다음은 범위 이름을 부여하는 몇 가지 관례들을 정리한 것이다.

- 띄어쓰기를 하지 않는다.

- 이름 안의 단어들을 구분하고자 하더라도 하이픈(-)은 절대 사용하지 않는다. 당신이나 엑셀이나 이것을 수식의 음수 기호로 잘못 해석할 수 있다. 만일 단어를 구분하고 싶다면 언더바(_)를 사용한다.

- 이름 안에서 각 단어의 첫 글자는 대문자를 사용한다(영어의 경우이며 한글은 언더바로 연결하는 방법을 사용함-역주). 예를 들면, RevenueNewProduct처럼 한다. 이렇게 하면 오류 발생을 줄일 수 있다. 그러므로 수식 안에 범위 이름을 입력할 때 항상 소문자로 입력하는 습관을 들이는 것이 좋다. 당신이 엔터 키를 누르면, 만일 엑셀이 그 이름을 합당한 범위 이름으로 인식한다면 각 단어의 첫 글자가 자동으로 대문자로 바뀐다. 만일 자동으로 바뀌지 않는다면 아마 당신이 오자를 입력하였거나 아직 그 이름을 만들지 않은 경우일 것이다.

- 한 워크북 안에 이름이 많아서 찾기 어렵다면 NewProductRevenue보다 RevenueNewProduct와 같이 범주를 앞에 놓는 군사 작명 규칙을 사용하면 찾기에 조금 더 도움이 될 것이다.

- 특별한 종류의 셀 범위에 대한 이름은 규칙적인 접두사를 사용하면 이해하기가 쉬울 것이다. 접두사는 당신만의 것을 만들어 사용하면 된다. 단 일관성이 있어야 한다.

- 하지만 예를 들어 D250처럼 셀 참조 기호와 유사한 이름은 절대 사용하지 않는다.

- 만일 당신이 정의되지 않은 이름을 사용하면 엑셀은 #NAME? 값을 내보낸다.

TIP 큰 시스템에서는 많은 범위 이름을 갖게 되며, 그러면 철자를 위우기도 힘들어진다. 이때는 범위 이름을 입력하기보단 커서를 수식 안 범위 이름이 필요한 곳으로 옮기고 F5 키를 누른다. 그래서 이동 대화 상자가 나타나 이름 목록이 표시되면 원하는 범위 이름을 선택하고 '확인'을 누르면 된다. 원하는 이름을 더블 클릭해도 된다. 이렇게 하면 오자 입력 가능성이 줄어든다. 한 워크북에 있을 수 있는 수백 개의 이름을 암기하는 것보다 훨씬 간편한 방법일 것이다.