14. 엑셀로 만드는 균형성과표와 대시보드

일단 한계를 받아들이면, 우리는 그것을 넘어서게 된다 -알버트 아인슈타인(물리학자)-

나는 당당히 나서서 이렇게 말한다. 정보기술 부서는 엑셀을 좋아하지 않는다. 나는 복잡한 비즈니스 시스템이나 어떤 환경에서는 비즈니스 인텔리전스 엔진으로서 엑셀을 사용하는 것에 대해 그들이 제기하는 이슈가 일부 타당하는 것도 인정한다. 그러나 진실은 엑셀이 어디에나 있는 것이다. 나의 대단히 비과학적이고 즉흥적인 여론 조사에 의하면 엑셀은 균형성과표를 위해 가장 많이 사용되는 소프트웨어다. 그리고 또 확실히 말하건대 전사 수준의 비즈니스 인텔리전스 시스템 수보다 훨씬 많은 엑셀로 만든 운영 대시보드가 있다는 것이다. 그러니 신속하고 개인적으로 통제할 수 있는 분석에 대한 현업 사용자들의 필요와 정보기술 부서의 정보기술에 대한 관리, 보안 및 통제 요구 사이의 간격을 어떻게 해소해야 할까? 아마도 그 중간의 어떤 길이 있을 것이다. 

 

엑셀은 가장 많이 사용되는 균형성과표 소프트웨어다.

식스시그마 블랙 벨트 자격의 동료들이 모인 한 회의에서 나는 거기 참석한 블랙 벨트 보유자 32명에게 이런 질문을 했다. "엑셀로 만든 균형성과표와 운영 대시보드를 사용하고 있는 사람이 얼마나 되나요? 모두가 손을 들었다. 아주 큰 회사에서 온 한 사람만이 정보기술 부서가 관리하는 비즈니스 인텔리전스 시스템에 접근한다고 하였다. 이 장을 시작하기 전날 밤 전략 계획 협회의 한 회의에서 어떤 사람이 이런 질문을 하였다. "균형성과표를 위해 모두들 어떤 소프트웨어를 사용하나요?" 그 방의 모든 사람이 엑셀을 사용한다고 하였다. 한 주요 은행의 균형성과표 담당 임원이 성과표를 전사 소프트웨어 패키지를 사용하여 만들려고 시도했던 경험을 이야기하였다. 6개월이 지난 후 이 은행은 그렇게 하는 것이 심각하게 어울리지 않는 조합이었다는 것을 깨달았다. 이들은 엑셀을 사용하여 균형성과표를 다시 구축하였으며, 마침내 균형성과의 보급을 성공적으로 마칠 수 있었다. 실제로 너무나 성공적이었던 나머지 다른 지주사들도 엑셀을 사용하여 균형성과표 도입을 이어가려고 하고 있다는 것이다. 엑셀이 어디에서나 사용된다는 것은 단지 균형성과표에서만 보이는 것이 아니다. 나는 고객과 함께 그들의 재무 부서 또는 생산 부서의 현장을 지날 때면 대시보드를 주의 깊게 살펴본다. 아마 이것은 선택적 지각 오류인지도 모르지만, 모든 사무실마다 타깃 대비 실적 엑셀 차트가 게시되어 있는 것으로 보인다. 급기야 나는 서방 세계가 온통 엑셀성과표와 대시보드를 사용하여 측정되고 있다는 결론에까지 도달하였다.

 

엑셀과 대형 BI 시스템 각각의 장단점을 고려한다.

마이크로소프트 엑셀이 세계에서 계량 분석 및 재무 소프트웨어로 가장 많이 사용된다고 말하는 건 근거 없는 얘기가 아니다. 엑셀은 수많은 비즈니스 분야의 사람들로 하여금 비즈니스 분석을 할 수 있게 하였다. 이 책의 맥락에서 엑셀의 용도는 다음과 같다.

- 데이터베이스 즉석 쿼리

- 비즈니스 데이터 분석

- 비즈니스 모형화

- 계획과 예산 수립

- 차트와 표의 구현

- 보고서 작성

- 시나리오 테스트

이 모든 엑셀의 용도에도 엑셀은 여전히 정보기술 부서로부터 좋은 평가를 받지 못하고 있다. 그 부서와 엑셀에 관해 논의할 때마다 세 가지 이슈가 제기된다.

- 엑셀은 확장성이 없다 : 엑셀 응용 프로그램은 배포, 관리 그리고 통제가 어렵다. 예를 들어 1,000명의 사용자를 위해 엑셀을 확장하기는 어렵다.

- 엑셀에서는 여러 개의 '진실'이 존재한다 : 사용자들이 데이터의 개인용 사본을 가지게 되면 이것이 상이한 버전들을 낳게 된다. 그래서 동일한 이름인데 원천 데이터가 서로 다르며 발생 일자도 다르고 사용자 정의 수식으로 조작되기도 한다.

- 엑셀은 참조 무결성을 지원하지 않는다 : 엑셀 스프레드시트의 데이터는 어디에서 왔는지, 누가 언제 수정했는지 그리고 그 수식의 배경에 있는 비즈니스 규칙은 무엇인지 추적할 수 없다.

현업 사용자들은 그러나 관리 가능한 정보기술 환경과 데이터 무결성에 대해 그리 큰 관심이 없다. 그들은 늪지의 악어 떼에 더 큰 관심이 있다. 사용자들이 엑셀을 놓지 못하고 비즈니스 인텔리전스에 다가가지 못하게 하는 악어들 중 일부는 다음과 같다.

- 비즈니스의 변화가 빠르다 : 분석은 빠른 속도가 필요하다. 인력이 부족하거나 반응이 더딘 정보기술 부서를 기다릴 수 없다.

- 사용자는 자기에게 필요한 가정과 규칙을 알고 있다 : 엑셀에서는 사용자가 변수와 수식을 환경 변화에 따라 신속하게 변경할 수 있다.

- 적은 비용의 해법이 필요하다 : 전체 정보기술 프로세스를 따르는 시스템이 요구하는 엄밀성과 자원과는 전혀 상관없는, 단순하고 적은 비용이 어떤 상황에서는 요구된다.

- 사용자는 엑셀이 익숙하다 : 현업 사용자는 그들이 이미 엑셀을 알고 있는데, 또 비즈니스 인텔리전스 시스템을 배우고자 시간을 할애하기 쉽지 않다.

- 사용자는 엑셀로 만든 해법들을 이미 갖고 있다 : 비즈니스 인텔리전스 시스템의 도입은 또한 사용자들에게 일상 업무를 처리하기 위해 사용하는 그들의 기존 도구들과 해법들을 다시 만들게 한다. 하지만 기존 도구가 없다면 그들은 더욱 뒤처지고 만다. 

 

엑셀의 단점

정보기술 부서가 제기하는 엑셀의 문제점은 타당하다. 우리는 엑셀이 비즈니스 인텔리전스 시스템을 항상 대체할 수 있다는 가정을 하기 전에 먼저 정보기술의 우려를 이해할 필요가 있다. 

 

여러 버전의 진실

미국 기업에서 상당히 흔히 보는 장면 가운데 하나는 특별한 요구를 가진 현업 사용자가 정보기술 부서에게 이렇게 요청하는 모습이다.