12. 의사결정용 대시보드 개발

존재는 필요 이상으로 확대되어서는 안 된다. -윌리엄 오캄(신학자이자 사상가)-

 

대시보드의 목적은 의사결정을 돕는 데 있다. 이것은 데이터의 표시여서는 안 되며 지식의 템플릿이 적용된 정보의 표시가 되어야 한다. 만일 대시보드가 의사결정을 가속하거나 개선하지 않는다면 차라리 화면에 원래 데이터의 흐름을 그대로 표시하는 편이 낫다.

 

의사결정 지원 대시보드를 구축하는 단계별 방법

당신에게는 분명히 사용자들이 요구하는 바를 정확히 제공함으로써 대시보드를 만들 수 있는 방법이 있다. 그렇지만 대개 이것은 한 번의 해법으로 사용되거나, 아니면 몇 번 사용되다가 다시는 사용되지 않는 대시보드가 되고 만다. 비즈니스에 영향을 주는 대시보드를 만들려면 당신은 처음부터 시간을 내고 힘을 들여 사용자들을 인터뷰하고, 비즈니스 요구를 조사하며, 대시보드가 그들의 의사결정을 개선하는 데 도움이 될 방법을 찾을 필요가 있다. 2~3시간의 사전 작업이 뒤에 들어가는 수많은 시간을 절약할 수 있게 하며, 보다 가치 있는 대시보드를 만들게 한다. 다음은 의사결정을 도울 대시보드를 만드는 데 드는 단계들을 큰 그림의 시각으로 정리한 것이다.

1. 대시보드의 목적을 파악한다 : 대시보드 사용자들을 인터뷰한다. 그들이 대시보드를 사용하고자 하는 의사결정이 무엇인지 배운다.

2. 대시보드 사용자가 기대하는 대시보드의 기능을 파악한다 : 그들의 의사결정을 돕기 위해 대시보드가 무엇을 할 수 있는가? 그들은 어떤 관계를 찾는가? 어떤 추세를 찾는가? 타깃과 경고 한도는? 현재는 사용되지 않는 어떤 분석이 대시보드에서는 사용될 수 있는가?

3. 대시보드의 외양에 대한 그들의 생각을 파악한다 : 흔히 대시보드에 대한 요구는 다른 대시보드를 본 경험이 있는 경영자 또는 관리자가 제시한다. 그들이 엑셀과 같은 도구로 차트나 표를 만든 경험이 있을 수도 있다. 그 도구에 대해 갖고 있는 그들의 아이디어를 배운다.

4. 비즈니스 또는 의사결정 규칙에 대해 묻는다 : 무엇이 대시보드를 통해 자동화될 수 있는지를 배운다.어떤 논리 규칙이 프로그램화될 수 있는가? 어떤 한계, 경계 그리고 경고가 필요한가?

5. 만일 의사결정 프로세스가 복잡하다면 그 프로세스를 직접 따라가 본다 : 전문가들은 의사결정에 너무나 익숙하기 때문에 그들이 사용하는 규칙과 밟는 단계를 실제로는 모르는 경우도 있다. 그들이 의사결정 프로세스를 당신에게 구두로 설명하는 동안 그들이 말하지 않는 부분이 드러날 수도 있다. 만일 당신이 프로세스 중심 대시보드, 예를 들어 가치흐름 또는 공급망과 같은 것을 만들고 있다면 10장 '운영 프로세스 지도 작성'과 11장 '주요 측정지표와 핵심성과지표의 파악'에서 설명한 것과 같은 프로세스 지도를 사용해야만 한다

6. 매개변수들을 이해한다 : 어떤 시간 범위와 어떤 상세 수준의 데이터가 필요한가? 제품, 지역 그리고 부서에 대해 어떤 명명 규칙이 사용되는가?

7. 의사결정에 사용되는 엑셀 워크북들과 인쇄 보고서들을 수집한다 : 보고서의 어느 데이터가 실제로 사용되는지 질문한다. 어떤 계산과 집계가 필요한가?

8. 데이터 원천을 점검한다 : 데이터가 사용 가능한지 확인한다. 대시보드 용도로 정보 기술 부서에서 제공해줄 것인가? 데이터 소유자는 누구인가? 어느 파일이 사용되며, 얼마나 자주 갱신되는가?

9. 떠오르는 아이디어를 종이에 스케치한다 : 나의 경험으로는 아이디어 단계에는 연필과 종이보다 더 나은 것은 없다고 생각한다. 화면에 그리는 것보다 훨씬 빠르다.

10. 피드백을 받는다 : 일단 당신의 아이디어가 생기면 두세 명의 주 사용자들을 방에 모아 대시보드, 사용자 화면, 결과 그리고 데이터 흐름에 대한 당신의 아이디어를 화이트보드에 그려서 발표한다. 파워포인트로 당신의 제안을 예쁘게 만들 수도 있겠지만 그 방법으로는 사용자의 참여가 쉽지 않다. 화이트보드를 사용하면 사람들이 화이트보드 앞에 나와 그들의 아이디어를 그려서 제기할 수 있으므로 훨씬 낫다.

11. 제한된 기능의 모조 대시보드를 만든다 : 제한된 기능을 가진 모조 대시보드를 모조 데이터와 함께 발표한다. 어떻게 기능하는지는 구두로 보완하여 설명한다. 드롭다운 목록이나 대화형(양방향) 부분은 최종 상태에서 사용할 실제 목록으로 채운다. 모조 대시보드의 사용을 단계적으로 따른다.

12. 대시보드를 구축한다 : 차트와 사용자 컨트롤을 분석과 데이터로부터 분리하기 위해 엑셀 아키텍처를 사용한다. 이에 대해서는 29장 '균형성과표와 대시보드의 배포'에서 더 자세히 설명한다.

13. 소수의 사용자들에게 베타 버전을 공개한다 : 베타 버전임을 명확히 하고 그들의 피드백을 받는다.

14. 대시보드를 보완하여 정식으로 공개한다

 

당신의 대시보드로 행동이 일어나게 만든다

단순히 보고서를 제공하지 말라. 훌륭한 대시보드는 의사결정을 돕도록 설계된다. 만일 당신이 몇 가지 지침을 따르기만 한다면 당신의 대시보드가 그렇게 할 것이다.

- 의사결정 기준에 의해 정보를 시각적으로 묶는다 : 한 종류의 의사결정에 필요한 정보를 눈으로 구분이 되는 한 '덩어리'로 묶는다.

- 원래 데이터가 아닌 분석된 정보를 표시한다 : 의사결정을 위한 대시보드는 사람의 지식, 비즈니스 규칙 또는 상위 n개, 하위 n개, 파레토 또는 이 책에서 설명하는 다른 엑셀 함수를 사용하여 이미 걸러지고 분석된 정보를 표시해야 한다. 경고나 일상적 비즈니스 규칙은 자동화한다.

- 비즈니스 규칙을 자동화한다 : 문제를 파악하고 의사결정을 하기 위한 비즈니스 규칙들을 자동화한다. 예를 들면, 23장 '타깃과 경고의 표시'의 경고 차트는 보는 사람에게 어디에 문제가 있는지를 자동으로 보여준다. 24장 '의사결정에 유용한 차트 작성'의 파레토 차트는 문제의 80%를 일으키는 20%의 이슈들을 자동으로 보여준다. 한 번은 어떤 기업이 그들의 소프트웨어 서비스에 대한 고객 불만족을 줄일 필요가 있었다. 품질을 갖춘 프로그램을 계속 만들어가는 한편 그들은 콜센터 통화에서 데이터 기록을 가져와 어떤 행동 가능한 내용을 제공하는 대시보드를 원하였다. 그 결과 매주 가장 빈번하고 가장 높은 수준의 지원 이슈를 찾아주는 파레토 차트를 만들기 위해 지원 콜을 기록하는 엑셀 워크시트가 만들어졌다. 그들은 이를 이슈의 집계를 보여주는 상위 대시보드에서 상세 탐색을 통해 제품 계열별 또는 이슈별 중요 영역을 파악할 수 있게 자동화했다.